Home

“You can have brilliant ideas, but if you can’t get them across, your ideas won’t get you anywhere” –Lee Iacocca 1924- , former CEO of Ford and famous for reviving the Chrysler brand

————————–

lets communicate

lets communicate

Pagi ini saya sedikit berbagi dengan sub-ordinat (bawahan/team) saya, team saya namanya tidak listed di monthly report dan yang bersangkutan diam saja, tidak protes dan melakukan konfirmasi. Dan kebetulan yang bersangkutan memang karakternya sedikit pendiam, tidak banyak bicara, ini yang saya katakan padanya — nama saya edit — caya copy paste dari email


From:
Hilal Achmad
Sent: Friday, October 10, 2008 7:51 AM
To: xxxxxx
Cc: xxxxxxxx; xxxxxxxxxxx
Subject: RE: People in Weekly Report

dear xxxxx .. ini masukan ..

I really hate the people who never talk …. and always silent ..

Bukan orangnya yang saya nggak suka … tapi karakternya itu ….

The most critical skill we really need to have is communication skill .. on every situation …

Mau dirumah … di lingkungan pekerjaan … keluarga … public … siapapun …

Orang harus tahu apa isi otak kita …..

Dunia ini tumbuh karena orang mau bicara …. orang bisa ke bulan karena mereka bisa mengutarakan pemikirannya … orang bisa masuk ke dalam lautan karena mereka mendiskusikan cara masuk ke laut … orang menembus semua batas karena mereka berani bicara dan orang lain akan membantu mencarikan solusinya

Jadi saya ingin xxxx seperti xxxx .. seperti xxxxx …. let other people know what is in your mind

——————————————-

well, yang bersangkutan menerima hal ini dengan lapang dada dan dengan gentle mengatakan bahwa dia menjadikan ini sebagai masukan untuk dirinya.

Communication Skill is important, dia adalah basic skill yang harus kita miliki.  Ketika kita masih kecil, dengan susah payah kita belajar berbicara, terbata bata, dan berulang ulang hanya mengucapkan kata kata yang sama, mama , mama , papa , papa, nenen, nenen. Begitu terus berulang ulang, tapi anak kecil tidak takut salah, tidak mengenal malu, dan tetap berusaha, sampai akhirnya mereka bisa berbicara, kemudian mereka belajar membaca dan menulis, sama dengan ketika belajar berbicara, tidak mudah untuk belajar membaca dan menulis. Semuanya adalah bagian dari komunikasi. Lalu kenapa ketika kita sudah beranjak dewasa justru kita sedikit berbicara bahkan sedikit menulis ? tidak sedikit orang yang sangat alergi dan ketakutan ketika disuruh berbicara didepan umum, atau menulis. Padahal dari kecil sudah belajar dengan susah payah.

Komunikasi yang efektif bisa kita lakukan dengan berbagai cara yaitu :

  1. Mendengar atau listening
  2. Berbicara atau speaking
  3. Reading atau membaca, dan
  4. Writing, yaitu kemampuan menulis

Masing masing cara memerlukan kemampuan yang berbeda beda, dengan cara yang tidak sama, berbicara secara langsung face to face membutuhkan ekspresi dan kemampuan untuk meyakinkan, sementara lewat tulisan, anda tidak butuh ekspresi tubuh, tapi data dan fakta dalam tulisan akan sangat membantu. Tapi apapun bentuk komunikasi kita, ada beberapa hal yang menurut Joy Weston dalam bukunya How an Ordinary Woman Can Have and Extraordinary Life perlu kita perhatikan, yaitu :

1. Bertanggung jawab atas apa yang didengar orang lain.
Artinya, kita perlu membuat orang mengerti apa maksud kita.

2. Bertanggung jawab atas apa yang Anda dengar.
Jangan terburu-buru mengambil kesimpulan atau membuat interpretasi dari apa yang Anda dengar. Pastikan bahwa Anda paham betul apa yang dimaksud pembicara.

3. Bertanggung jawab atas apa yang ingin Anda ungkapkan.
Artinya, sebelum menyampaikannya dalam bentuk kalimat, Anda juga harus yakin dengan apa yang sebenarnya ingin Anda sampaikan.

4. Selaraskan maksud dengan tindakan.
Jangan sampai mikir-nya A, tapi prakteknya B. Bingung kan? Integritas Anda dalam hal ini akan dipertanyakan.

5. Dengarkan “kesunyian”.
Di sini kepekaan Anda untuk menangkap yang tak terucap kata-kata. Misalnya gesture si pembicara. Seringkali hal-hal seperti ini justru lebih banyak bicara ketimbang kata-kata.

6. Terbuka terhadap kritik.
Seterbuka sikap Anda terhadap hal-hal positif dan sikap “pro Anda” yang disampaikan orang lain.

7. Bersikap fleksibel dan penuh pertimbangan.

Well, saya ingat, suatu ketika saya diminta oleh HRD Bakrie Telecom untuk melakukan sharing knowledge , dan saya waktu itu membahas sebuah buku yang berjudul “It’s not the Big that eat the Small, but the Fast that eat the Slow”. Dan saya satu minggu tidak bisa tidur karena beberapa alasan yaitu :

  1. Saya harus berbicara sesuatu yang bukan saya kuasai, background saya IT , sementara saya harus memberikan suatu materi tentang motivasi dan inspirasi.
  2. Audience saya beragam, dari berbagai disiplin ilmu dan berbagai level
  3. Saya belum pernah membedah sebuah buku !!

Tapi saya bertekad untuk bisa, maka sebelum saya memberikan presentasi, saya membaca dulu sebuah buku dari Larry King, yang judulnya “SENI BERBICARA di depan UMUM” !!!

Amazing, saya sangat nervous diawal, dan alasan saya nervous saya sampaikan didepan forum, paling tidak saya sudah jujur dan saya berusaha membawa pendengar mengalami dan mengetahui apa yang saya rasakan, dan setelah itu, nervous saya hilang.

Begitulah, berbicara pasti bisa kita lakukan, dengan terus berlatih dan berlatih. Banyak orang berhasil karena sangat pandai dalam berkomunikasi.

Communication Process

Communication Process

Menurut mindtools.com, seperti gambar di atas, sangat penting untuk mengetahui bagaimana sebuah komunikasi dibangun dan bagaimana kita menghilangkan barrier-halangan-hambatan yang bisa saja terjadi.

Yang pertama adalah Source, sebagai sumber dari pembicaraan dan konten, kita harus benar benar paham dan mengerti tentang apa yang akan kita sampaikan, dan mengapa kita ingin menyampaikannya. Kita juga harus yakin bahwa informasi yang akan kita sampaikan itu relevan, bermanfaat dan akurat.

Yang kedua adalah Message, yaitu pesan-konten yang akan kita komunikasikan, seperti yang saya sampaikan di atas, apa yang harus kita sampaikan sudah harus ada di kepala kita, sehingga tidak bingung ditengah jalan.

Selanjutnya adalah Encoding, ini adalah proses transformasi pesan yang kita inginkan kepada sesuatu yang ingin kita komunikasikan, bagaimana kita memformat pesan tersebut, bagaimana kita memformulasikan, menambahkan kata kata yang perlu saja, menghilangkan informasi yang tidak penting, menyesuaikan dengan lawan bicara anda, menyesuaikan dengan alat penerima yang akan dipakai, menyesuaikan dengan kultur, tingkat pemahaman, kompatibilitas penerima dan sebagainya. Ini adalah seni bagaimana anda akan menyampaikan pesan tersebut.

Yang ke-empat adalah Channel, yaitu media apa yang akan kita gunakan dalam berkomunikasi, melalui email, telephone, faks, surat, video call, sms, atau langsung berbicara face to face . Berbeda channel, berbeda cara dan berbeda hambatan. Tidak mungkin rasanya berbicara sangat detail, terstruktur dan sangat well organized lewat telepon, karena akan susah diingat, sebaiknya lewat tulisan. Demikian juga sebaliknya.  Bagian terpenting dari pemilihan channel ini adalah mengetahui dengan pasti audience kita.  Salah dalam memahami siapa target lawan bicara kita, akan menyebabkan kekeliruan dan ketidak efektifan dalam berkomunikasi, bisa menyebabkan kebingungan, resource terbuang percuma dan missed opportunity.

Selanjutnya decoding, kesuksesan encoding adalah sebuah skill dan talenta yang seharusnya kita memiliki. Demikian pula dengan kesuksesan decoding, membutuhkan seni dan talenta serta skill yang harus terus kita latih. Ini terkait dengan involment atau keterlibatan orang lain atau audiance dengan komunikasi kita seperti mengusahakan mereka agar mendengarkan dengan baik, proaktif berdikusi dan sebagainya). Agar supaya audience kita bisa melakukan decoding atau penerimaan pesan dengan baik, tergantung dari beberapa hal yang sudah disinggung diatas, tergantung dengan pemahaman audiance. Artinya, sangat penting berbicara dalam bahasa yang akan dimengerti oleh Audience, percuma kita menggunakan istilah yang tidak dimengerti, atau menggunakan infrastruktur atau model yang justru audience kita tidak paham. Objective dari komunikasi kita jadi tidak tercapai dan pesan yang akan kita sampaikan justru tidak sampai. Jadi hati hatilah . Kegagalan decoding sangat ditentukan oleh kita sendiri.

Receiver, adalah pendengar anda. Pelajarilah karakter mereka, telitilah ekspresi dan raut wajah mereka, salah dalam mengantisipasi hal ini, bisa menyebabkan kegagalan. Kita harus melakukan penyelarasan untuk membangun komunikasi yang utuh. Jika anda gagal, jangan kaget kalau ternyata response yang diharapkan diluar keinginan kita.

Selanjutnya adalah Feedback, pendengar atau audience kita akan memberikan feedback atau umpan balik terhadap komunikasi yang sudah kita bangun , bisa verbal bisa juga non verbal. Kita harus memperhatikan hal tersebut, terutama yang non verbal. Gerak badan, gerak mata dan sebagaimanya. Bisa menunjukkan apakah mereka tertarik, bosan, tidak perduli sama sekali, marah dan banyak lagi. Be careful on reading this feedback.

Context, adalah suasan yang melingkupi diskusi kita, dalam konteks apa sebenarnya komunikasi ini dilaksanakan ? informasi yang benar, komunikasi yang benar, namun disampaikan dalam konteks yang salah tentu saja akan berakibat hal hal yang tidak kita harapkan. Konteks pribadi tentu berbeda dengan konteks organisasi. Konteks serius tentu berbeda dengan lelucon.

Selalu perhatikan hal hal di atas.

Yang terakhir, karena ini dalam konteks blog, belajarlah menulis. Dalam salah satu survey, sangat sedikit kita menggunakan waktu kita untuk menulis, dibanding dengan mendengar dan berbicara. Mungkin hanya di bawah 20% . Atau bahkan kurang. Padahal, banyak sekali kelebihan-advantage yang bisa kita dapatkan dengan menulis. Kita bisa menyampaikan ide kita dengan lebih terstruktur, lebih valid, lebih influencing dan meyakinkan serta inspiring.

Francis Bacon (filsuf Inggris yang disebut sebagai Bapak Ilmu Pengetahuan Modern) mengatakan “reading maketh a full man, conference a ready man, and writing an exact man”. Oleh sebab itu, pengetahuan dan keahlian seseorang akan dapat dikembangkan dengan akurat dan efektif melalui kegiatan menulis dari pada sekedar membaca atau berdiskusi saja.

Pada tahun 1988, sebuah survey melaporkan bahwa 79% dari eksekutif yang menjadi objek survey mengungkapkan bahwa menulis adalah kemampuan yang paling diabaikan dalam dunia bisnis. Padahal menurut mereka, keahlian menulislah yang justru paling penting dalam konteks produktifitas.

Jadi , berbicaralah .. menulislah ……… never afraid …..

“You can have brilliant ideas, but if you can’t get them across, your ideas won’t get you anywhere” –Lee Iacocca 1924- , former CEO of Ford and famous for reviving the Chrysler brand

Advertisements

One thought on “Communication Skills

  1. Communication skill could divided to public speaking, negotioting or one to one speaking. Not always to master all of them. But focus on what u best n try to improve what ur lack of

    [Hilal]
    You right bro !!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s